Bekerja Sebagai Event Organizer

Bekerja Sebagai Event Organizer

Kali ini saya ingin sedikit berbagi pengalaman waktu menyelenggarakan sebuah event, baik event kecil atau besar, formal atau semi formal memerlukan perencanaan dan kerja tim yang baik. Ketika mengandakan sebuah event tentunya akan menghadapi berbagai macam kendala yang harus siap dihadapi. Seperi ketika pertama kali saya bersama tim Event Organizer Joglo 13 mengadakan event yang bertepatan dengan hari kemerdekaan RI. Tolok ukur pertama keberhasilan sebuah event yaitu kesuksessan dalam kemasan dan berlangsungnya acara, dan yang kedua adalah keuntungan atau profit. Melihat tolok ukur yang kedua apabila dalam pembiayaan dan profit sudah diperoleh dari sponsor tunggal tentu tugas EO akan semakin ringan.

Seperti pengalaman saya ketika bergabung dalam manajemen Joglo 13, pada saat akan mengadakan event musik peringatan hari kemerdekaan RI kami mendapatkan sponsor tunggal dari sebuah perusahaan rokok terkemuka. Sponsor itu bisa kami dapatkan karena beberapa bulan sebelumnya kami sudah mengajukan proposal lengkap yang berisi seluruh draft perencanaan termasuk seluruh garis besar pengeluaran, karena proposal langsung kami tujukan pada donatur ( perusahaan ) yang menjadi sasaran penyandang dana keseluruhan event. Ketika menghitung dana sponsorship, kami harus tahu seberapa besar biaya yang diperlukan untuk memberi fasilitas pada sponsor sesuai dengan perjanjian misalnya seperti stand, baliho, reklame dll. Sehingga kami bisa menghitung selisih antara biaya keseluruhan pengeluaran dan dana sponsorship yang didapatkan, kemudian sisanya adalah profit kami.

Dengan adanya sponsor tunggal yang kami dapatkan, tentunya pekerjaan kami sedikit lebih ringan karena untuk tahap selanjutnya tim kami sudah bisa membicarakan mengenai desain acara dengan membuat draft perencanaan yang sudah final. Isi dari draft perencanaan tersebut yaitu:
1. Tema event
2. Latar belakang diadakannya event tersebut
3. Tujuan
4. Jadwal acara
5. Tempat penyelenggaraan
6. Publikasi dan promosi
7. Sasaran atau target audiens
8. Budget/ Anggaran Biaya
9. Kepanitiaan terdiri dari :
Tim inti : Manajer Event
Operasional
Panitia Acara
Keuangan
Sponsor dan tiketing

Hari H : Manajer Event
Manajer Stage
Host dan Pengisi acara
Perlengkapan dan Dokumentasi

Dengan adanya draft perencanaan, maka seluruh tim bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing. Kekompakan dalam tim merupakan faktor penting untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Oleh karena itu setiap orang dalam tim harus tahu apa yang menjadi tanggung jawabnya dan menjalannya dengan baik juga harus mengedepankan kepentingan tim daripada kepentingan pribadinya. Selain tiu juga diperlukan komunikasi yang baik diantara orang-orang dalam tim tersebut sehingga dapat tercipta suasana yang kondusif untuk menghasilkan solusi yang kreatif. Supaya komunikasi terarah kami melakukan pertemuan koordinasi hampir setiap hari.

Setelah tim melakukan semua persiapan sesuai dengan draft perencanaan, sebelum hari H dilakukan gladi bersih/ technical meeting untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Technical meeting dilakukan sesuai dengan rundown acara yang telah dipersiapkan. Checklist perlengkapan juga dilakukan bersama dengan rundown sehingga ketika technical meeting dilakukan, bisa ditambahkan hal-hal yang kiranya perlu dipersiapkan di luar checklist yang dibuat.

Ketika hari H semua tinggal menunggu keberuntungan apakah event akan berjalan sesuai dengan rencana atau ada hal lain yang akan terjadi. Semua anggota berkonsentrasi pada run down acara yang telah dibagikan sehingga setiap pergantian acara dapat terkontrol dengan baik sehingga happy ending yang diharapkan akan tercapai.


Daftar Pustaka

Beatrix Sofie. I love to Organize-Panduan Praktis Mengelola Event. Gramedia Pustaka Media, Jakarta 2006.